Vanaf versie 2.15 hebben we een krachtige nieuwe analysemogelijkheid toegevoegd aan de Auditfile Converter and Analyser: risicoclassificatie van transacties. Deze functionaliteit helpt om sneller inzicht te krijgen in opvallende boekingen en potentiële risico’s binnen een administratie.

Deze functionaliteit is te bereiken via menu analyse en vervolgens risicoclassificatie:

De kracht van deze functionaliteit zit in de flexibiliteit. Gebruikers kunnen zelf bepalen:

• Welke controles (flags) worden uitgevoerd
  Denk aan:
  • Z-score (statistische afwijkingen op basis andere transacties op de grootboekrekening waar deze op geboekt is)
  • Ronde bedragen (dus bijvoorbeeld veelvouden van 1.000)
  • Weekend-boekingen (datum boeking is in het weekend)
  • Boekingen op feestdagen (datum boeking is op een feestdag)
  • Handmatige journaalposten (vanaf een memoriaal dagboek)
  • Afwijkende tekens (sign anomalies*)
  • Specifieke zoekwoorden in omschrijvingen
• Welke score aan elke flag wordt toegekend

* sign anomalies: in oorspronkelijke auditfile stond het bedrag met een min-teken (-). Bijvoorbeeld een verkoopfactuur welke als -1.000 is ingegeven in plaats van als creditfactuur geboekt.

Hiermee stel je eenvoudig je eigen risicomodel samen, afgestemd op jouw controleaanpak of sector.

Bij het menu ‘Risicoclassificatie’ berekenen krijg je een pop-up waar je kunt instellen welke tests uitgevoerd moeten worden en welke scores daaraan gekoppeld moet worden. Bij de Z-score zijn er drie gradaties afhankelijk van mate statistische afwijking ten opzichte van de andere transacties binnen de populatie (transacties op bepaalde grootboekrekening). Omdat de Z-score alleen statistisch relevant is vanaf 10 boekingen op een rekening is er ook een flag voor weinig gebruikte rekeningen.

Na klikken op ‘Risico analyse uitvoeren’ worden de flags en scores per transactieregel berekend:

Uitvoer bekijken

Na het uitvoeren van de risicoclassificatie kun je direct inzicht krijgen in:

• Samenvatting per risicoscore (hoeveel transacties vallen in welke categorie)
• Analyse per flag (welke signalen komen het meest voor en met welk financieel impact)

Dit maakt het mogelijk om snel te focussen op de meest relevante risico’s.

Bijvoorbeeld samenvatting per flag:

Je kunt dubbelklikken op betreffende flag om de achterliggende details te krijgen.

Daarnaast kun je in de transactieweergave via de rechtermuisknop extra kolommen toevoegen:

Bij ‘RiskScore toevoegen’ krijg je naast een Riskscore ook een uitleg op basis van welke flags tot de score is gekomen. Met ‘RiskScore zoektermen toevoegen’ krijg je de zoektermen te zien welke hebben geleid tot een score op de flag zoektermen:

Zo zie je in één oogopslag waarom een transactie als risicovol wordt aangemerkt.

Conclusie

Deze functionaliteit helpt je om:

• Grote datasets sneller te analyseren
• Ongebruikelijke patronen te identificeren
• Gerichter steekproeven te selecteren
• Je controleaanpak beter te onderbouwen

In plaats van alleen zoeken naar uitzonderingen, werk je nu met een gestructureerde risicobenadering.