MT940 Creator

Algemeen

In het kader van een efficiënte boekhouding is het handig om bankmutaties te kunnen inlezen in een (online) boekhoudpakket. Vrijwel alle boekhoudpakketten lezen bankmutaties in met zogenoemde MT940 bestanden. Nagenoeg bij alle zakelijke bankrekeningen is er ook een mogelijkheid om bankmutaties te exporteren naar een MT940-bestand. Vanaf versie 2.0 kunnen ook CAMT053 gegenereerd worden.

Veel ZZP’ers en kleine ondernemingen maken echter geen gebruik van zakelijke bankrekeningen. Niet zakelijke bankrekeningen hebben het voordeel dat ze een stuk goedkoper zijn dan een zakelijke tegenhanger. Echter de meeste niet zakelijke bankrekeningen bieden echter geen mogelijkheid om te exporteren naar MT940 bestanden. Deze rekeningen kunnen veelal alleen exporteren naar CSV.

De MT940 Creator speelt hierop in. Met de MT940 Creator kunt u CSV bestanden van o.a. ING-Bank, Rabobank, Triodus, KNAB-Bank, SNS en Leaseplanbank omzetten in een MT940 bestand. Daarnaast kunt u ook CSV bestanden van payproviders Paypal, Sisow, Buckaroo, PaySquare en Atos Worldline omzetten in een MT940 bestand.

Het programma is getest i.c.m. verschillende boekhoudomgevingen zoals o.a. BIZZcounter, Davilex Online, Exact Online, Minipak, Snelstart, InformerOnline, Reeleezee, AFAS(personal), Cash Software, E-Boekhouden en MoneyBird.

U kunt het programma downloaden en uitproberen om te testen of uw CSV bestanden naar behoren worden omgezet naar MT940. Zonder licentie kunt u maximaal 5 regels omzetten. Indien het programma naar behoren werkt kunt u een jaarlicentie aanschaffen voor € 38,00 exclusief BTW.

Werking

Met de knop selecteer bestand kiest u een CSV bestand welke u wilt inlezen. Indien u een CSV bestand inlees dan zal het programma na het selecteren aangeven van welke bank het is. Het programma gaat vervolgens na of het bankrekeningnummer reeds bekend is doordat hier eerder een CSV-bestand is ingelezen. Ook wordt nagegaan of er geen overlap is met eerder ingelezen mutaties. Indien niet eerder is ingelezen of indien er een overlap is dan krijgt u hiervan een melding. Indien een bankrekening of valuta niet ontleent kan worden uit het CSV bestand dan krijgt u een venster waar het verzoek is om een bankrekeningnummer in te geven.

Bij de eerste keer inlezen kunt u een begin- of eindsaldo ingeven.

Bij CSV bestanden waar niet het bankrekeningnummer blijkt en/of waar meerder valutas zijn opgenomen in het CSV bestand volgt een keuzescherm (bijvoorbeeld Paypal):

Geef/Kies hierin een rekeningnummer en/of valuta. In het geval van bijvoorbeeld Paypal geeft of kiest u een fictief rekeningnummer welke u ook in uw boekhoudpakket hanteerd voor de Paypalrekening (indien er met meerdere valuta gewerkt wordt via uw Paypal account dan dient u dus meerdere rekeningnummers aan te maken in uw administratie en voor iedere valuta op basis van hetzelfde csv bronbestand een aparte export te maken). 

U kunt in het menu instellingen kiezen welk soort MT940 / CAMT053 bestand er gegenereerd dient te worden. Het is een kwestie van testen om de juiste variant voor het juiste boekhoudpakket te krijgen: Hierbij heeft u de keuze uit:

• ING-Bank, standaard (bijvoorbeeld voor Moneybird en Snelstart)
• ING-Bank (mijn ING Zakelijk stijl), MT940s (bijvoorbeeld voor BizzCounter, Davilex en Exact)
• ING-Bank (IBP), structured (bijvoorbeeld voor SmartFMS)
• Uitgebreid GVC codes (bijvoorbeeld Domus 1000/4000)
• Volksbank (Duitsland, GVC codes)
• SEPA MT940S (Rabobankstijl (voor bijvoorbeeld Davilex en Exact)
• KNAB Bank unstructered en structured
• ASN Bank
• Triodos Bank
• Deutsche Bank (NL)
• ABN-AMRO unstructured (o.a. AFAS personal)

Naast een MT940 bestand kunt u ook een CODA bestand (België) maken,OFX (Open Financial Exchange) of CAMT053 bestand.

U kunt met het vinkje bij ‘Splitsen per maand’ ervoor zorgen dat er per maand een MT940 / CAMT053 bestand wordt aangemaakt.

Vervolgens kiest u ‘Opslaan als’. U kiest vervolgens een locatie om uw MT940 bestand op te slaan en geeft hier een naam aan. Het MT940 bestand wordt genegereerd en wordt ook aan u getoond in kladblok. U kunt het MT940 bestand nu inlezen in uw boekhoudpakket, zoals bijvoorbeeld BIZZcounter.

Bij het opslaan van het MT940 bestand wordt direct het eindsaldo door het programma op uw computer weggeschreven zodat dit bij de volgende conversie van het betreffende bankrekeningnummer als beginsaldo wordt gebruikt.

Door bij het importeren het vinkje converteer valuta aan te zetten heeft u ook de mogelijkheid om om te rekenen van de ene naar de andere valuta. U krijgt dan een pop-up waar u de doelvaluta kunt kiezen. U kunt vervolgens ook kiezen of u de dagrefentiekoersen van de ECB wilt gebruiken of dat u zelf een koers wilt ingeven. Bij gebruik ECB dagkoersen moet of bronvaluta of doelvaluta EUR zijn. Daarnaast moet de ECB een referentiekoers beschikbaar hebben. Dit geldt voor de meeste Europese niet EUR valuta zoals GPB maar ook voor de belangrijkste andere wereldvaluta zoals de USD. 

Het is ook mogelijk om omschrijvingen uit te zetten, of een lagere prioriteit te geven (zodat ze achteraan komen) of als end to end referentie aan te wijzen. Zet daarvoor, voordat een CSV/EXCEL bestand wordt geselecteerd, het vinkje ‘Omschrijvingen instellen’ aan.

Vanaf versie 2.03 kun u ook middels shell command prompt een instructie doorgeven aan het programma om een MT940/CAMT bestand te maken. Het programma gebruikt dan de ingestelde export soort zoals ingesteld:

-e van export

sourcefile: locatie bronbestand

vervolgens een comma gevolgd door targetfile: locatie export bestaand. Daarnaast optioneel bankrekening meegegeven middels bankacc. Ook kan optioneel de valuta worden aangepast met bankcur en ook kan een kolom in CSV / excel aangewezen worden als EREF kolom. Voorbeeld:

MT940 Creator.exe -e sourcefile=F:\test\test2.csv,targetfile=F:\test\test2.txt,bankacc=NL33ING889999992,bankcur=CAD,erefcol=2

Vanaf versie 2.08 is het thans ook mogelijk om te kiezen voor manuele import. Zet hiertoe het vinkje handmatig aan en selecteer daarna een CSV of EXCEL bestand. Je krijgt dan het volgende scherm.
Vink alle regels uit welke geen transactieregels zijn. En met rechtermuisklik op iedere kolom kunt u aangeven wat voor soort kolom het is (Datum, Omschrijving, Bedrag etc.):

Daarnaast is er onder menu instellingen thans ook een optie opgenomen om eigen rekeningnummers welke in een csv of Excel bestand zijn bij importeren te veranderen. Bijvoorbeeld bij een buitenlands IBAN nummer welke in sommige boekhoudpakketten niet gebruikt kan worden om transacties in te lezen:

Disclaimer

Alhoewel het programma uitgebreid getest is kunnen er altijd onverhoopt fouten achtergebleven zijn of er kunnen wijzigingen in CSV bestanden etc geweest zijn. CoenFin Software aanvaard dan ook geen enkele verantwoordelijkheid voor gegevensverlies of niet goed gegane conversies etc. Wel staat CoenFin Software ten alle tijden open voor suggesties en voorstellen tot verbetering.

Screenshots

Update geschiedenis