CoenFIN Software

for your financial software tools

Tag: excel

  • Manuele import optie MT940 Creator

    Introductie

    Sinds versie 2.08 is er ook een optie toegevoegd aan de MT940 Creator om manueel een excel of CSV om te zetten naar MT940 of CAMT053 als deze niet direct herkend wordt door de MT940 Creator.

    Stel we hebben het volgende CSV bestand welke niet herkend wordt:

    STAP 1) Vinkje aanzetten en bestand selecteren

    Om deze manueel te importeren zetten we eerst vinkje manueel aan in de MT940 Creator

    Nadat je vinkje hebt gezet kun je CSV of excel bestand selecteren:

    Na selecteren CSV of excel bestand opent zich gelijk een nieuw venster met de inhoud van het CSV of Excel bestand:

    STAP 2) Regels uitvinken zonder data

    Allereerst gaan we regels uitvinken welke geen gegevens bevatten die we willen importeren. Denk aan lege regels (worden door het programma als automatisch aangevinkt om te negeren). Maar denk ook aan header regels. In dit geval is de onderste lege regel al gevinkt om te negeren bij een import. De header regel (Datum, Omschrijvingen, ….) staat nog aan. Deze gaan we uitvinken:

    STAP 3) Aangeven wat een kolom inhoud.

    Voordat we de regels kunnen inlezen moeten we eerst aangeven welke kolommen we willen inlezen en wat deze kolommen betekenen. Dit doe je door met rechtermuisklik ergens op de transactiergels zelf te klikken. De kolom wordt dan groen en er verschijnt een keuze menu waarmee we kunnen aangeven wat een kolom betekent.

    In dit geval is de eerste kolom de datum van de transactie. Kies hier binnen het menu Datum voor ‘Auto DATE’. Nadat je dit gedaan hebt veranderd de kolomnaam in de tabel naar ‘Auto DATE’.

    Dit gaan we ook voor de volgende kolommen doen:

    De twee kolom (DATA002) bevat de omschrijving van de transactie. Weer rechtermuisklik ergens op de gegevens binnen deze kolom. Onder het submenu Omschrijving / Naam heb je 4 keuzes. ‘Naam’ is naam van ontvanger / betaler. ‘Omschrijving primair’ is het deel van de omschrijving wat in de uiteindelijke omschrijving vooraan de omschrijving komt. ‘Omschrijving secundair’ is het deel wat meer aan de achterkant van de omschrijving gezet wordt. Dus meer belangrijke omschrijvingen als primair en minder belangrijk als secundair. ‘EREF’ is een EndToEndId referentie.

    In dit geval kiezen we voor ‘Omschrijving primair’

    Volgende kolom betreft de tegenrekening. Kies hier voor tegenrekening:

    Vervolgens hebben we een kolom met het transactiebedrag:

    Onder bedrag zijn diverse opties. In dit geval wordt er gekozen voor ‘Bedrag’. Kies voor ‘Bedrag’ als er maar 1 kolom is waar het bedrag uit blijkt. Mocht er een aparte kolom zijn waar de inkomende bedragen blijken en een aparte kolom waar de uitgaande betalingen blijken kies dan voor ‘Bedrag bij’ respectievelijk ‘Bedrag af’.

    In ons voorbeeld is aan het bedrag te zien door het teken wat ervoor staat of het een inkomend of een uitgaand bedrag is. Als dit niet zichtbaar is aan het bedrag zelf en er een aparte kolom is met bijvoorbeeld D / C of Bij / Af dan moeten we ook die kolom instellen. In dit geval is dat niet nodig.

    Optioneel is ook de kolom met de valuta aanzetten. Als die er niet is dan gaat het programma er in de basis vanuit dat er sprake is van EUR transacties.

    De overige kolommen zijn in dit geval niet perse nodig om verder te kunnen inlezen.

    Dus nu hebben we de volgende kolommen ingesteld:

    STAP 4) Inlezen

    We hebben nu alles ingesteld. We kunnen nu de transacties gaan inlezen.

    Omdat er in de CSV geen kolom stond met eigen rekening konden we deze niet instellen. Het programma geeft dan automatisch een pop-up om rekeningnummer zelf in te geven. Stel in dit geval is dat rekeningnummer: NL57INGB0000008888:

    Kies ok om de transacties verder in te lezen.

    De transacties zijn succesvol ingelezen (gebruik eventueel de knop transacties tonen om dit te kunnen zien):

    Vervolgens kun je ze exporteren naar iedere export optie welke je voorkeur heeft.

  • Standaard excel template ten behoeve MT940 Creator

     Vanaf versie 2.03 van de MT940 Creator is er ook een standaard Excel template geimplementeerd om transacties in te lezen voor CSV bestanden of Excel bestanden welke nog niet ondersteund worden door de MT940 Creator. 

    De standaard template kan hier worden gedownload:

     Standaard exelbestand download

    De standaard template ziet er als volgt uit:

    Indien op deze wijze het excel bestand wordt gevuld dan kan deze worden ingelezen in de MT940 Creator om hier vervolgens een MT940 bestand en of CAMT053 bestand van te maken:

     EIGENREK is rekeningnummer welke je wilt meegegeven aan deze ‘bankrekening’. De TEGREK betreft een eventuele tegenrekening die je wilt meegeven.

    BEDRAG: indien positief dan is dit een bijboeking (credit) en indien negatief dan is dit een afboeking (debit).

  • Excel naar MT940 converteren

    Aanleiding

    Veel banken bieden de mogelijkheid om mutaties te exporteren naar MT940 formaat of anders naar een CSV bestand. Een CSV bestand kan vervolgens weer geconverteerd worden naar MT940 met de MT940 Creator. Er zijn echter ook een paar banken welke zowel geen export naar MT940 als naar CSV bieden. Hier kan vaak alleen een Excel bestand worden gedownload. Dit is ook het geval bij de Binckbank en bij Alex. Hier kunnen alleen mutaties naar Excel worden ge-exporteerd. Zeker als dit zakelijke rekeningen betreffen met veel transacties door bijvoorbeeld actief vermogensbeheer dan kan dit een zeer arbeidsintensieve handmatige boekingsgang gaan worden.

    Er is met wat slim ombouwen ook een mogelijkheid om die bestanden om te zetten naar een MT940 bestand. Als voorbeeld ga ik uit van de Binckbank. Het excelbestand wat hier ter beschikking gesteld wordt kan uitteraard ook worden opgebouwd om ook andere Excel bestanden om te zetten naar MT940 bestanden.

    Voorbeeldconversie

    Onder deze blog treft u een downloadlink aan naar Exceldocument welke we zullen gebruiken voor de conversie van de gegevens uit de Binckbank naar een voor de MT940 Creator omzetbaar CSV bestand.

    We open het Excel bestand. Het Excel bestand heeft twee tabbladen: ‘Input’ en ‘Conversie’. In het tabblad Input kunnen we de geldmutatiegegevens van in dit geval de Binckbank plakken. Het tabblad ‘Conversie’ toont een nagemaakte ING Bank CSV bestand opzet welke we straks naar een CSV bestand kunnen exporteren.

    De input tabblad ziet er als volgt uit:

     Bij de Binckbank kan op de volgende locatie de geldmutaties worden gedownload:

    Het handigste is of per maand de mutaties te exporteren naar excel of op basis van transactienummers. Kies zoeken en de transacties worden zichtbaar. Net boven de transacties aan de rechterzijde heeft u de mogelijkheid om de transacties naar Excel te exporteren. De mutaties kopieert u en plakt u in het Input tabblad van het Excel conversie tooltje. Let er bij de Binckbank op dat alleen de zichtbare mutaties op het scherm worden geëxporteerd. Dus als u teveel mutaties per maand heeft of te veel transactienummers tegelijk selecteert dan moet u onderaan meerdere keren exporteren door na een export op de website van de Binckbank te kiezen voor volgende transacties en dan weer opnieuw te exporteren etc.

    Nadat alles geexporteerd is en gekopieerd is naar de input tabblad van het Excel exporttooltje is het bij Binck en Alex aan te bevelen om eerst een Excelfilter op de mutaties te zetten en te filteren op lege ‘Mutatie’ kolom velden. Dit zijn namelijk transacties zonder geld in of uittstroom. Deze kunt u verwijderen. U houdt dan de zuivere geldmutaties over.

    We gaan dan nu naar het tabblad ‘Conversie’ :

    Deze export tabblad is naar het voorbeeld van een ING Bank CSV bestand gebouwd. Met dezelfde header, velden als met notitie van de gegevens.

    De datum dient in een ING Bestand altijd gepresenteerd te worden als jjjjmmdd, in de naam/omschrijving kan de naam van de tegenpartij worden opgenomen (bij Alex en Binck over het algemene niet van toepassing), het veldrekening geeft het eigen bankrekeningnummer weer. Hier kunt u een bankrekeningnummer ingeven van Binck of een pseudobankrekeningnummer welke gebruikt wordt ter herkenning in het boekhoudpakket. Het veld code staat hier standaard op OV = overschrijving, deze heeft geen invloed op MT940 bestand. Het bedrag wordt altijd getoond als zonder scheiding tussen duizendtallen en met een comma voor de centen. Mutatiesoort maakt ook niet uit voor MT940 bestand.

    Nadat alle mutaties ingegeven zijn onder het ‘Input’ tabblad kopieert u de formule van de eerste regel en trekt u deze door op het tabblad conversie zodat alle regels van het inputblad zichtbaar worden in geconverteerde vorm op het tabblad conversie. Verwijder lege regels zoals hierboven in het plaats zichtbaar is als #VERW!.

    Sla het Excel bestand eerst op! Ga vervolgens naar het tabblad ‘Conversie’. Kies voor opslaan als in Excel en kies voor CSV:

     U krijgt de volgende melding:

    Kies voor OK.

    Er is nu een CSV bestand aangemaakt. U kunt deze in kladblok bekijken of er geen lege mutaties regels onderaan het bestand zijn opgenomen:

    Sluit Excel (om een foutmelding te voorkomen dat Excel het CSV bestand al geopend heeft) en converteer met de MT940 Creator het bestand naar een MT940 bestand.