CoenFIN Software

for your financial software tools

Auteur: admin

  • Licentie toevoegen

    Een licentie toevoegen werkt voor iedere programma van CoenFin Software min of meer hetzelfde. Na bestellen of vernieuwen van een licentie krijgt u een e-mail met naast de factuur voor uw administratie ook een licentiebestand:

    Een licentiebestand zal over het algemeen beginnen met ‘licence’

    In dit geval is dus ‘licence AFC Voornaam Achternaaam’ het licentiebestand.

    Stap 1) licentie opslaan

    We gaan eerst het licentiebestand opslaan op een goedvindbare locatie zodat we die die later makkelijk kunnen terugvinden. Kies voor opslaan als of downloaden. Niet voor openen met!!

    Stap 2) open het programma en licentie toevoegen

    Open het programma waar u de waar u de licentie voor heeft gekocht. We gaan straks via het menu instellingen en dan de menu optie licentie toevoegen de (nieuwe) licentie toevoegen.
    Bij een Windows computer zit het menu aan de bovenkant van het programma venster vast.


    Bij een MAC book zit het menu niet vast aan het programma venster, maar is zichtbaar helemaal bovenaan het scherm naast het Apple logo. Dit nadat het programma geopend is.

    Selecteer middels de menu optie licentie toevoegen het eerder opgeslagen licentiebestand:

    Je krijgt dan als het goed is de melding dat de licentie succesvol is toegevoegd. Linksonder zie je dan je (bedrijfs)naam, adres en resterende dagen dat de licentie geldig is staan:

  • Manuele import optie MT940 Creator

    Introductie

    Sinds versie 2.08 is er ook een optie toegevoegd aan de MT940 Creator om manueel een excel of CSV om te zetten naar MT940 of CAMT053 als deze niet direct herkend wordt door de MT940 Creator.

    Stel we hebben het volgende CSV bestand welke niet herkend wordt:

    STAP 1) Vinkje aanzetten en bestand selecteren

    Om deze manueel te importeren zetten we eerst vinkje manueel aan in de MT940 Creator

    Nadat je vinkje hebt gezet kun je CSV of excel bestand selecteren:

    Na selecteren CSV of excel bestand opent zich gelijk een nieuw venster met de inhoud van het CSV of Excel bestand:

    STAP 2) Regels uitvinken zonder data

    Allereerst gaan we regels uitvinken welke geen gegevens bevatten die we willen importeren. Denk aan lege regels (worden door het programma als automatisch aangevinkt om te negeren). Maar denk ook aan header regels. In dit geval is de onderste lege regel al gevinkt om te negeren bij een import. De header regel (Datum, Omschrijvingen, ….) staat nog aan. Deze gaan we uitvinken:

    STAP 3) Aangeven wat een kolom inhoud.

    Voordat we de regels kunnen inlezen moeten we eerst aangeven welke kolommen we willen inlezen en wat deze kolommen betekenen. Dit doe je door met rechtermuisklik ergens op de transactiergels zelf te klikken. De kolom wordt dan groen en er verschijnt een keuze menu waarmee we kunnen aangeven wat een kolom betekent.

    In dit geval is de eerste kolom de datum van de transactie. Kies hier binnen het menu Datum voor ‘Auto DATE’. Nadat je dit gedaan hebt veranderd de kolomnaam in de tabel naar ‘Auto DATE’.

    Dit gaan we ook voor de volgende kolommen doen:

    De twee kolom (DATA002) bevat de omschrijving van de transactie. Weer rechtermuisklik ergens op de gegevens binnen deze kolom. Onder het submenu Omschrijving / Naam heb je 4 keuzes. ‘Naam’ is naam van ontvanger / betaler. ‘Omschrijving primair’ is het deel van de omschrijving wat in de uiteindelijke omschrijving vooraan de omschrijving komt. ‘Omschrijving secundair’ is het deel wat meer aan de achterkant van de omschrijving gezet wordt. Dus meer belangrijke omschrijvingen als primair en minder belangrijk als secundair. ‘EREF’ is een EndToEndId referentie.

    In dit geval kiezen we voor ‘Omschrijving primair’

    Volgende kolom betreft de tegenrekening. Kies hier voor tegenrekening:

    Vervolgens hebben we een kolom met het transactiebedrag:

    Onder bedrag zijn diverse opties. In dit geval wordt er gekozen voor ‘Bedrag’. Kies voor ‘Bedrag’ als er maar 1 kolom is waar het bedrag uit blijkt. Mocht er een aparte kolom zijn waar de inkomende bedragen blijken en een aparte kolom waar de uitgaande betalingen blijken kies dan voor ‘Bedrag bij’ respectievelijk ‘Bedrag af’.

    In ons voorbeeld is aan het bedrag te zien door het teken wat ervoor staat of het een inkomend of een uitgaand bedrag is. Als dit niet zichtbaar is aan het bedrag zelf en er een aparte kolom is met bijvoorbeeld D / C of Bij / Af dan moeten we ook die kolom instellen. In dit geval is dat niet nodig.

    Optioneel is ook de kolom met de valuta aanzetten. Als die er niet is dan gaat het programma er in de basis vanuit dat er sprake is van EUR transacties.

    De overige kolommen zijn in dit geval niet perse nodig om verder te kunnen inlezen.

    Dus nu hebben we de volgende kolommen ingesteld:

    STAP 4) Inlezen

    We hebben nu alles ingesteld. We kunnen nu de transacties gaan inlezen.

    Omdat er in de CSV geen kolom stond met eigen rekening konden we deze niet instellen. Het programma geeft dan automatisch een pop-up om rekeningnummer zelf in te geven. Stel in dit geval is dat rekeningnummer: NL57INGB0000008888:

    Kies ok om de transacties verder in te lezen.

    De transacties zijn succesvol ingelezen (gebruik eventueel de knop transacties tonen om dit te kunnen zien):

    Vervolgens kun je ze exporteren naar iedere export optie welke je voorkeur heeft.

  • Standaard excel template ten behoeve MT940 Creator

     Vanaf versie 2.03 van de MT940 Creator is er ook een standaard Excel template geimplementeerd om transacties in te lezen voor CSV bestanden of Excel bestanden welke nog niet ondersteund worden door de MT940 Creator. 

    De standaard template kan hier worden gedownload:

     Standaard exelbestand download

    De standaard template ziet er als volgt uit:

    Indien op deze wijze het excel bestand wordt gevuld dan kan deze worden ingelezen in de MT940 Creator om hier vervolgens een MT940 bestand en of CAMT053 bestand van te maken:

     EIGENREK is rekeningnummer welke je wilt meegegeven aan deze ‘bankrekening’. De TEGREK betreft een eventuele tegenrekening die je wilt meegeven.

    BEDRAG: indien positief dan is dit een bijboeking (credit) en indien negatief dan is dit een afboeking (debit).

  • Salaris auditfiles analyseren (XAS)

    Vanaf versie 2.10 van de Auditfile Converter and Analyser is er thans ook de mogelijkheid om salaris auditfiles te importeren, analyseren en gegevens te exporteren.

    De salaris auditfile XAS is net als de financiële auditfile ontwikkeld door de belastingdienst. De salaris auditfile kan worden ge-exporteert uit veel loonverwerkingspakketten.

    Uit een salaris auditfile zijn o.a. de volgende gegevens te halen:

    –       Gegevens van de inhoudingsplichtige

    o    NAW

    o    Soorten looncomponenten

    o    Heffingen op niveau inhoudingsplichtige

    –       Gegevens werknemers

    o    NAW, aard loonbetrekking

    o    Legitimatie

    o    Auto details

    o    Dienstbetrekking gegevens (beroepsomschrijving, soort dienstbetrekking etc)

    o    Gegevens per loonperiode

    §  Variabelen per loonperiode (verzekerd voor …, deeltijdfactor etc.)

    §  Looncomponenten en bedragen per periode en medewerker

    §  Premiegrondslagen per periode en medewerker

    §  SV dagen

    Met de XAS auditfile kun je met deze gegevens o.a. een verzamelloonstaat genereren, makkelijker bruto netto berekening uitvoeren, makkelijk zien of een medewerker een vast dienstbetrekking heeft of niet, of iemand bijvoorbeeld gemoedsbezwaarde is of een auto heeft (met of zonder bijtelling). 

    Het voordeel van een XAS auditfile ten opzichte van een standaard PDF of Excel output van de verzamelloonstaat is dat je makkelijker kunt doorklikken en dan per periode en medewerker kunt zien uit welke componenten dit opgebouwd is:

    Omdat er in de XAS auditfile veel codes worden gebruikt met achterliggende betekenis zijn deze zoveel mogelijk in een database verwerkt en zichtbaar te maken door met de muis over een dergelijke code te bewegen:

    Thans zijn de volgende analyses opgenomen:

    In de toekomst zullen aanvullende analyses toegevoegd worden. Daarnaast is ook het streven om ook de auditfile voor kassasystemen in een van de volgende updates toe te voegen aan de auditfile converter.

  • Paypal en bedragen x factor 100

    Doordat Paypal af en toe wat wisselingen doorvoert in getalnotatie kan het soms voorkomen, met name bij de Engelse versies van de Paypal CSV bestanden dat getallen opeens met factor 100X zo groot in de MT940 terecht komen. Daarnaast leidt dit tot onlogische begin en eindsaldo’s:

    Mocht u hier tegenaan lopen dan is dit de oplossing:

    In de volgende versie 1.28 zal er voor Paypal een autodetect van de getalnotatie worden toegevoegd zodat deze ‘knop’ aanzetten niet meer nodig zal zijn.

  • OFX bestanden maken

    In Europa is MT940 samen met CAMT053 de standaard voor het uitwisselen van banktransactie gegevens. In Amerika is OFX (Open Financial Exchange) de standaard. Ook voor Microsoft Money of AceMoney is OFX een handig formaat om transacties in te lezen.

    Vanaf versie 1.27 van de MT940 Creator heeft u nu de mogelijkheid om naast MT940 bestanden en CODA bestanden ook OFX bestanden te maken. Hiervoor stelt u de MT940 Creator als volgt in:

    – Pas de extentie aan:

    Bij MT940 export soort, kies voor OFX:

    U kunt vervolgens op de reguliere wijze CSV bestanden converteren. Deze worden dan als OFX opgeslagen.

  • Waardoor lukt conversie Paypal csv bestand niet?

    Ten aanzien van Paypal gebruikers komen regelmatig vragen waarom een conversie niet lukt. ITen aanzien van Paypal gebruikers komen regelmatig vragen waarom een conversie niet lukt. In deze blog worden de meest voorkomende fouten behandeld die misgaan:

    (1) Geopend en weer opgeslagen met Excel

    De meest voorkomende reden dat conversie niet lukt is doordat het bestand geopend is geweest in Excel en vervolgens weer opgeslagen. Excel past de structuur van het csv bestand aan waardoor deze niet meer goed herkend wordt.

    Het is makkelijk te zien of een Paypal of ander bankbestand geopend is geweest met Excel. Open het csv bestand met kladblok. Als er dubbele aanhalingstekens om velden staan dan is het csv bestand geopend en weer opgeslagen via Excel:

    “Datum,””Uhrzeit””,””Zeitzone””,””Name””,””Typ””,””Status””,””Währung””,

    Remedie: voorkom het openen en opslaan via Excel!

    (2) Niet de juiste kolommen staan aan (met name de saldo kolom)

    De MT940 Creator herkend een Paypal CSV bestand op basis van bepaalde kenmerken in de header regel. Indien deze niet zijn opgenomen dan wordt het bestand niet herkend als een Paypal bestand. Het programma herkend een Paypal bestand als deze begint met:

    Voor een Nederlandstalig Paypal csv bestand als deze begint met:

    “Datum”,”Tijd”,”Tijdzone”,”Naam”,”Type”,”Status”,”Valuta”,”Bruto”,

    En daarnaast de kolom ‘Saldo’ bevat.

    Voor een Engelstalig Paypal csv bestand als deze begint met:

    “Date”,”Time”,”TimeZone”,”Name”,”Type”,”Status”,

    En daarnaast de kolom ‘Balance’ bevat.

    Voor een Duitstalig Paypal csv bestand als deze begint met

    “Datum”,“Uhrzeit”,”Zeitzone”,”Name”,”Typ”,”Status”,”Währung”, “Brutto”

    En daarnaast de kolom ‘Guthaben’ bevat.

    En voor een Franstalig Paypal csv bestand als deze begint met

    “Date”,“ Heure”,” Fuseauhoraire”,”Nom”,”Type”,”tat”,”Devise”,

    En daarnaast de kolom ‘Solde’ bevat.

    Remedie als deze kolommen niet aanwezig zijn (en check ook punt 3):

    Kies bij de download locatie voor ‘rapportvelden aanpassen’ en zet de kolommen aan.

    (3) Juiste csv bestand gebruiken

    Download het juiste rapport uit Paypal. Deze staat onder ‘Rapporten’ en dan ‘Geschiedenis downloaden’. Kies voor ‘van invloed op saldo’. Zie afbeelding bij punt 2

  • Grafische weergave grootboekrekeningen

    Vanaf versie 2.4 van de Auditfile Converter and Analyser is nu ook een grafisch weergave toegevoegd om zo snel het verloop van grootboekrekeningen over de tijd te kunnen analyseren en zo patronen te ontdekken of niet verwachtte ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld een negatieve kas:

    Dit is een handig hulpmiddel bij de initiele cijferbeoordeling van posten en stromen. 

    In alle detail overzichten waar een grootboekrekeningnummer (accID) in een regel staat kan op die regel het grafisch verloop van een grootboekrekeningnummer opgevraagd worden:

  • Nieuwe Paypal exporttool

    Paypal heeft recentelijk het uitterlijk en de exporttool (in de zakelijke account) aangepast. Hierbij zijn ook (kleinere) wijzingen doorgevoerd in de CSV bestanden van Paypal. De MT940 Creator is hierop aangepast om deze goed te kunnen omzetten naar MT940 bestanden.

    U kunt een CSV bestand downloaden onder de sectie Reports. Kies bij het transactie type voor “Balance affecting”.

  • Demonstratievideo PDFinvoice2UBL – instellen Exact Online en PDFinvoice2UBL