Naam	: Auditfile Converter and Analyser
Versie	: 2.13
Taal	: Nederlands
Laatste versie datum	: 25 augustus 2024
Kosten:	Een jaarlicentie kost € 52,- exclusief BTW. Gratis uit te proberen. Gratis versie kan maximaal 1500 mutaties inlezen (XAS: maximaal 5 medewerkers).

Download 64 bits

Download MSI 64 bits

Download mac

Algemeen

Auditfiles bieden de mogelijkheid om gegevens tussen administratieve systemen middels een standaard format uit wisselen. Dit is handig omdat geen specifieke kennis nodig is van verschillende boekhoudpakketten. De gegevens kunnen dan in een eigen analysepakket nadere worden geanalyseerd.

Het initiatief voor de ontwikkeling van auditfiles lag dan ook bij de belastingdienst. De eerste versie verscheen in 1999 in de vorm van een ASCII tekstbestand (ADF). Later verscheen de opvolger in de vorm van een XML bestand, zijnde de XAF auditfiles. De eerste versie hiervan was de 2.0 versie. Thans ligt de ontwikkeling meer bij de commerciële partijen. De huidige versies zitten in de 3.x reeks.

Naast de belastingdienst zijn auditfiles ook zeer handig voor andere partijen zoals accountants en adviseurs. De belastingdienst heeft in dit kader een Auditfile Viewer ter beschikking gesteld welke gratis te downloaden is via softwarepakketten.nl. De belastingdienst is echter wel gestopt met de ontwikkeling van de viewer in 2008. De laatste versies (3.x serie) van de auditfile worden daardoor niet ondersteund.

Dit programma is de opvolger van de Auditfile converter versie 1 (uit 2014). De eerste versie speelde in op het probleem van nieuwere auditfile versies die niet werken in bijvoorbeeld de Auditfile Viewer van de belastingdienst en het probleem van opgedeelde auditfiles di weer samengevoegd moeten worden. De eerste versie van de Auditfile converter had echter door de gebruikte onderliggende database problemen met te grote velden. Derhalve is het programma volledig herschreven en biedt naast de mogelijkheden die reeds bestonden in de eerste versie ook mogelijkheden om beperkte analyses uit te voeren op de in de database ingelezen data. Daarnaast is de Auditfile Converter ook beschikbaar voor de MAC en in overleg ook voor Linux.

Vanaf versie 2.10 is er ook de mogelijkheid om Salaris auditfiles te in te lezen en te analyseren.

U kunt het programma downloaden en uitproberen om te testen of uw auditfiles naar behoren kunnen worden ingelezen, geconverteerd en geanalyseerd.

Zonder licentie kunt u maximaal 1.500 mutaties inlezen (financiele auditfile) of 5 medewerkers bij een salarisauditfile. Indien het programma naar behoren werkt kunt u een (persoonsgebonden) jaarlicentie aanschaffen voor € 52 exclusief BTW.

Werking

Met de knop Open auditfile kiest u een auditfile bestand welke u wilt inlezen (ADF, XAF of XAS). Het programma herkent zelf welke versie auditfile het betreft en start het inlezen van de mutaties.
U heeft bij het inlezen optioneel de keuze uit de volgende opties:

Met multiple kunt u of opgesplitste auditfiles lijmen. Dit werkt alleen voor financiele auditfile waarbij de bestandsnaam eindigt op _x waarbij x het volgnummer is. Daarnaast kunt u meerdere entiteiten tegelijk inlezen.

De D/C type toevoegen optie is voor ADF bestanden waarbij debiteuren en crediteuren dezelfde nummers kunnen hebben (bijvoorbeeld oudere auditfile versies uit Symsys). Hierdoor kunnen geen goede analyses meer gemaakt worden op relatieniveau. Met deze optie wordt het soort relatie voor het nummer toegevoegd om ervoor te zorgen dat de debiteur en crediteur een uniek nummer hebben.

Nadat u het auditfile heeft ingelezen kunt u diverse analyses uitvoeren op de auditfile:

Er zijn bij de analyses diverse drill down mogelijkheden. Door dubbel te klikken op een grootboekrekeningnummer (accID) open een grootboekkaartje, door dubbel te klikken op een relatienummer (custSuplID) wordt informatie getoond van de relatie. Door dubbel te klikken op een transactienummer (Trnnr) of document referentie (docRef) wordt de bijbehorende boeking getoond. Bij Benford law kan dubbel geklikt worden op Getal. Dan worden de frequenties van de bedragen getoond welke beginnen met een specifiek getal. Vervolgens kan op Amnt worden dubbel geklikt om alle transactieregels te tonen met het specifieke getal. Indien u in de proefsaldobalans dubbelklikt op een grootboekrekeningnummer dan wordt de bijbehorende grootboekkaartje geopend.

Met de Smartfilter kun u filteren in diverse tabellen uit de auditfiles. Daarnaast kunt u ook draaitabellen hiermee maken:

filter auditfileconverter

Bij een analyse kunt u makkelijk regels kopieren, of nader zoeken binnen de dataset:

Daarnaast worden bij sommige velden, met name ook bij de gebruikte veldcodes in de salarisauditfiles (XAS) aanvullende informatie getoond als je hier overeen gaat met de muis:

Daarnaast kunt u het ingelezen auditfile exporteren naar:

(ADF, XAF, Excel, CSV en database). Bij een salarisauditfile kunt u alleen voor database kiezen. Via Analyse menu zijn wel uitgebreide salaris auditfile exports mogelijk.

Om snel te schakelen is er ook een database 'Swap' optie ingebouwd:

Voeg snel ingelezen auditfiles toe zodat u deze later snel kunt raadplegen als u verschillende auditfiles om en om aan het analyseren bent. U hoeft dan niet telkens dezelde auditfile opnieuw in te lezen. U opent gewoon de database met daarin de ingelezen gegevens.

Er is ook een mogelijkheid om programma te benaderen via de command prompt (dit werkt het beste bij Windows):

Bij een enkel bestand:

Auditfile Converter <input.adf> -e <type> -o <output.***>

Bij inlezen meedere auditfiles (samenvoegen):

Auditfile Converter <input folder> -e <type> -m <output.***>

Waarbij <type> het export soort is. Hierbij kunnen de volgende

ADF10 = ADF auditfile, XAF20 = XAF 2.0 auditfile, XAF31 = XAF 3.2 auditfile, XAF32 = XAF 3.2 auditfile, EXCEL = excel of DBASE = export database

Voorbeeld enkel xaf bestand als database (test.sqlite) ge-exporteert:

D:\tijd\ADF\TEST ADF 2016.xaf -e DBASE -o D:\tijd\ADF\test.sqlite

Voorbeeld hele map met auditfiles als database ge-exporteert:
D:\tijd\ADF\ -e DBASE -m D:\tijd\ADF\TEST\test.sqlite

Disclaimer

Alhoewel het programma uitgebreid getest is kunnen er altijd overhoopt fouten achtergebleven zijn. Daarnaast is het een nieuw programma welke nog verder verbeterd zal gaan worden. Ik aanvaard dan ook geen enkele verantwoordelijkheid voor gegevensverlies of niet goed gegane conversies etc. Wel sta ik ten alle tijden open voor suggesties en voorstellen tot verbetering.

Screenshots

Screenshot

Bestellen

Indien u het programma getest heeft en geen restrictie wilt hebben voor het aantal in te lezen mutaties dan kunt u met onderstaande formulier een bestelling plaatsen. U krijgt dan vervolgens een e-mail met hoe u het licentiebedrag van € 62,92 inclusief omzetbelasting kunt voldoen. Na ontvangst van het bedrag zal de licentie zo spoedig mogelijk (binnen 48 uur, maar in 99% van de gevallen nog dezelfde dag) gemaild worden (houdt uw spambox in de gaten).

Digitale goederen vallen niet onder het recht op bedenktijd. Na bestellen en betaling verkrijgt u het licentiebestand en is uw bestelling definitief.

Update geschiedenis

Versie	Datum	Opmerking
Auditfile Converter 2.13	25-08-2024	- Update voor de nieuwste XAS 2024 versie 1.0 specificatie - Onder menu bewerken nu ook optie om auditfiles anoniem te maken - Onder menu bewerken kunnen nu ook dagboeknamen en grootboeknamen worden gewijzigd - Financiele auditfile: Dubbele boekingen analyse toegevoegd - Grootboeknaam bij smartfilter toegevoegd - Smartfilters kunnen nu ook worden opgeslagen - Filter toegevoegd aan Swap database Verbeteringen - Bij grote auditfiles worden de relatiegegevens veel sneller ingelezen - Bug opgelost waardoor hele grote auditfiles niet naar CSV konden worden ge-exporteerd - Oplossing voor Verschuiving adresgegevens bij SAFT financiele auditfile + debitbedragen die niet werden meegenomen - Minder false foutmeldingen relatietabel niet compleet bij lege relatieID
Auditfile Converter 2.12	07-05-2023	HOTFIX voor MAC OSX 13.3.1 (a) gebruikers welke een foutmelding kunnen krijgen bij het starten van het programma Daarnaast: - RGS 3.5 toegevoegd - Diverse aanpassingen in meenemen BTW codes. - Jaartal toegevoegd bij aanpassen periode nummering (tbv gebroken jaren) - Diverse kleine bugs opgelost
Auditfile Converter 2.11	18-12-2022	Update welke ervoor zorgt dat salaris auditfiles welke met tag <Auditfile> starten in plaats van <Message> nu wel goed worden ingelezen. Daarnaast wat analyse aangepast met toevoeging Over Periode variabele.
Auditfile Converter 2.10	19-11-2022	Belangrijke nieuwe functionaliteiten: - Mogelijkheid om nu ook salarisauditfiles (XAS) bestanden in te lezen en te analyseren. - Ten aanzien van de Financiele auditfiles (FA) zijn nu ook analyses toegevoegd ten aanzien Subdagboeken (saldo en details) - FA: Mogelijkheid om periodes aan te passen (op basis van datum, op week of maandbasis) - FA: Mogelijkheid om grootboeksoort (balans / resultaat) aan te passen: bijvoorbeeld voor auditfiles die niet conform specificaties worden gegenereerd door boekhoudsoftware. Updates / fixes - Support voor darkmode toegevoegd - Aanvullende checks en foutmeldingen bij fouten in auditfiles (zoals afsluitende tag, incomplete relatietabellen etc.) - Diverse kleine bugs opgelost
Auditfile Converter 2.9	20-02-2022	Diverse aanpassingen en verbeteringen doorgevoerd / toegevoegd: - Laatste soort export wordt nu onthouden door programma - Keuze bij export voor XAF 3.1 en 3.2 - RGS 3.1, 3.2, 3.3 en 3.4 zijn nu toegevoegd. - RGS: RGS schema klapt nu open als als grootboekrekeningen daar naar toe worden gesleept - RGS: probleem opgelost als filter voor niet gemapte grootboekrekening aanstond niet alles goed werd geupdate. - RGS: laatste regel RGS masker wordt nu ook opslagen en geladen - Betere foutafhandeling met mogelijkheid makkelijker een foutmelding te verrichten - Programma via command prompt conversie laten uitvoeren is mogelijk (zie website) - Import Franse FEC XML toegevoegd - CompanyName toegevoegd aan Excel en CSV export - Auditfile informatie toont nu hierarchische structuur hetgeen duidelijker is als er meedere auditfiles zijn ingelezen. Ook in de excel export komt dit terug. - Analyse toegevoegd om boekingen die niet in evenwicht te tonen. Deze is samen met statistiek analyse ondergebracht in submenu kwaliteit. - Op MAC kan auditfiles vanuit Finder worden geopend. Bij Windows en MAC kan nu ook auditfile op het programma scherm gedropt worden om deze te openen. Oplossingen voor kleine bugs: - Bij XML auditfiles werden soms bepaalde controlbytes niet verwijderd waardoor in zeldzame gevallen sommige XML auditfiles niet gelezen konden worden. - Bij opgedeelde auditfiles kwam soms de raltietabel niet goed mee.
Auditfile Converter 2.8	23-01-2021	Belangrijkste aanpassingen zijn: - Export naar CSV toegevoegd - Het verrijken met BTW codes and relatiecodes werkt sneller. Daarnaast wordt de database gecomprimeerd na verrijken. - RGS codes mappen kan nu ook per boekjaar en entiteit indien er meerdere entiteiten / jaren tegelijk zijn ingelezen. - RGS code wordt nu ook getoond in de proefsaldi balans. Daarnaast wordt deze ook meegenomen in de export van alle mutaties naar Excel. - Inlezen van veel XAF auditfiles met veel relaties gaat een stuk sneller. - Bij analyse basis details kan nu ook periode tabel en BTW codes tabel worden getoond. Daarnaast diverse kleine bugs / aanpassingen doorgevoerd. - Ook mogelijk om versie voor MacOS op basis ARM processor technologie te downloaden.
Auditfile Converter 2.7	29-03-2020	Belangrijkste aanpassingen zijn: - Export direct naar excel (xlsx) in plaats van ods. Hierbij worden bestanden ook gesplitst na maximaal 1 miljoen regels in aparte excel bestanden. Het aantal regels waarna gesplitst moet worden kan worden ingesteld onder het menu instellingen. - Bij import wordt het periodenummer automatisch aangevuld met voorloopnul zodat deze beter gesorteerd kan worden (bij importopties onder menu instellingen uit te zetten). - Analyses toegevoegd: uitgebreide relatiedetails, dubbele bankrekeningnummers. - Meer doorklik mogelijkheden (dagboeknummer, website, bankrekeningnummer). - Bij diverse analyses is saldo kolom toegevoegd, companyident en fiscalyear. Ook bij de export naar Excel. - Benford Law analyses, verloop grafiek kunnen nu ook op subsets van dat uitgevoerd worden (keuzemenu rechtermuisklik). Daarnaast diverse bugfixes o.a. voor ADF (amerikaanse datumnotatie) en voor spaties in transactienummers waardoor deze in sommige gevallen niet goed werkte in analyses.
Auditfile Converter 2.6	18-08-2019	Belangrijkste aanpassingen zijn: - Aanvullende mogelijkheden om meerdere entiteiten en jaren in te lezen en te analyseren. In dit kader is een filter toegevoegd. Daarnaast zijn analyses toegevoegd in de vorm van een meerjarenbalans en een multi entiteitenbalans. - Er is een menu optie toegevoegd om bij import meerdere entiteiten een unieke CompanyID toe te voegen. - Er is een menu optie toegevoegd waarmee transactieregels verrijkt kunnen worden met de BTW code (mits per transactie maar 1 BTW code wordt gebruikt) - Indien de optie openingbalance alleen uit eerste auditfile aanstaat dan ook bij een XAF 2.0 van Exact alleen de openingbalans uit de eerste auditfile worden gehaald. - Er kan een FEC auditfile (Frankrijk) worden ge-exporteerd (beta) Daarnaast diverse kleinere aanpassingen waaronder aanpassing encoding inlezen ADF bestanden waardoor ook ADF met bijzondere tekens goed worden ingelezen.
Auditfile Converter 2.5	16-12-2018	Belangrijkste aanpassingen zijn: - De functie multiple auditfiles samenvoegen kent nu naast de optie opgedeelde auditfiles toevoegen ook de mogelijkheid om auditfiles van verschillende entiteiten in te lezen. In dit kader zijn aan de diverse tabellen ook de kolommen CompanyId en FiscalYear toegevoegd. In volgende versies zal dit qua analyses nader uitgebouwd worden. - Cellen waarop doorgeklikt kan worden hebben thans een kleurtje. - Bij het grafisch verloop kan het teken gewisseld worden en kan een trendlijn worden toegevoegd. - Analyse toegevoegd waarbij de transacties per weekdag geanalyseerd kunnen worden ('weekend boekingen') - Bij de Benford law is ook een chi-kwadraat toets bijgevoegd. - Openingsbalans uit een XAF 3.x bij een opgeldeeld bestand wordt alleen uit de eerste auditfile gehaald. Daarnaast worden relaties uit de eerste auditfile gehaald en niet meer uit alle opgedeelde auditfiles gelezen. Daarnaast zijn diverse kleiner aanpassingen doorgevoerd en diverse bugs opgelost o.a. waardoor sommige Mac gebruikers problemen hadden bij het exporteren van bestanden.
Auditfile Converter 2.4	27-05-2018	- Menu bewerk toegevoegd, met hierbij de optie om RGS toe te voegen of te muteren in het grootboekschema. In het menu bewerk is ook een optie toegevoegd om bedragen te delen door 100 (voor ADF waar bedragen in centen staan) en daarnaast een optie om het relatienummer aan alle mutatiesregels toe te voegen van een transactie (bijvoorbeeld inkoop en verkoop transacties) - Grafische weergave verloop grootboekrekeningen is toegevoegd. - Bij 'Auditfile Info' kunnen nu ook sommige velden aangepast worden zoals fiscalYear, companyIdent, companyName, taxRegIdent middels dubbelklikken op het 'Inhoud' veld. - Optie toegevoegd voor verwijderen speciale tekens (o.a. voor XAF bestanden die niet voldoen aan de XML specificaties) - Meer meldingen toegevoegd ten aanzien van correct toegevoegd zijn licentie, het gaan verlopen van de licentie binnen korte termijn en het verlopen zijn de de licentie. - Vensters van 'Auditfile Info' en 'Swap database' zijn nu vergroot en verkleinbaar. - Diverse bugs opgelost: O.a. geen goede herkenning boekjaar bij sommige ADF's en BTW codes in XAF 2.0 werden niet altijd goed meegenomen. Daarnaast zat er een bug in de Quickfilter waardoor deze niet alle mutaties meenam.
Auditfile Converter 2.3	12-02-2018	- Via menu 'Bestand' kan een database met ingelezen auditfile ge-exporteerd en geimporteerd worden zodat een ingelezen auditfile gedeeld kan worden. - In het detailsoverzicht van een gegenereerde analyse kan middels rechtermuisklik gekozen worden voor zoeken en quickfilter om snel binnen een dataset te zoeken. - Daarnaast diverse bugs opgelost met name bij het genereren van XAF 3.X bestanden en het samenvoegen van XAF 3.X bestanden.
Auditfile Converter 2.2	24-09-2017	Diverse verbeteringen en nieuwe analyses toegevoegd: - Thans zowel 64bits als 32 bits versie van de Windows versie. Met 64 bits heeft u de maximale benutting van beschikbare geheugen. - Analyses worden sneller gegenereerd. Daarnaast worden in het kader snellere opbouw eerst de eerste 30.000 mutaties op scherm getoond, welke door naar beneden scrollen kan worden uitgebreid. - Toevoeging van een Smartfilter waarmee gefilterd kan worden in de diverse tabellen en waarmee ook draaitabellen kunnen worden gegenereerd. - Start met het toevoegen van analyses op basis van Referentie Grootboek Schema (RGS).
Auditfile Converter 2.1	20-08-2017	Diverse nieuwe analyses toegevoegd: - Periodebalans, grootboek/dagboek matrix - Basis details van projecten, voorraad, gebruikers en bronnen (indien aanwezig in XAF 3.x bestanden) - Benford law analyse op geheel en op dagboekniveau Daarnaast zijn diverse 'drilldown' mogelijkheden ingebouwd. Door dubbel te klikken op een transactienummer (Trnnr) of document referentie (docRef) wordt de bijbehorende boeking getoond. Bij Benford law kan dubbel geklikt worden op Getal. Dan worden de frequenties van de bedragen getoond welke beginnen met een specifiek getal. Vervolgens kan op Amnt worden dubbel geklikt om alle transactieregels te tonen met het specifieke getal. Diverse bestaande analyse mogelijkheden zijn bijgewerkt en tonen thans ook de LinesCount (aantal mutatieregels). Daarnaast is nieuw: - 'Swap database': U kunt databases opslaan en weer kiezen om zo snel te kunnen schakelen tussen diverse auditfiles - In een prille beta fase kunnen ook Saf-t auditfiles worden ingelezen. - Bestandmap waar auditfile worden geopend en waar gegevens naar wordt ge-exporteert wordt onthouden.
Auditfile Converter 2.0	20-05-2017	Opvolger van de Auditfile Converter versie 1. Dit betreft een geheel herschreven versie. Deze versie is gebouwd rondom een nieuwe database structuur. Hierdoor zijn er geen issues meer met te lange veldnamen. Deze versie kent ook beperkte analyse mogelijkheden zodat proefsaldobalans, dagboektotalen, boekingen op relatiescodes en grootboekkaartjes snel te raadplegen zijn.

Auditfile Converter and Analyser